Daha Kısa E-postalar Yazmak için 6 İpucu

Gelen kutumuzda bekleyen, haftalarca hatta aylarca yok olan, henüz yanıt vermediğimiz için suçluluk duygusunun biriktiği e-postaları hepimiz biliyoruz. Bu e-postaların olma ihtimali iyi uzun. Birden fazla paragraf, çok sayıda konu, “Düşünceler?” gibi birçok belirsiz soru. Onları meşgul edecek iradeyi toplayamayız ve böylece her hafta orada otururlar.

Bu konuyu çoğu zaman diğer insanların uzun mesajlarından kendi rahatsızlığımız açısından düşünürken, ayakkabı da tabii ki diğer ayağında; insanlar orada olabilir, şu anda cevap vermekte zorlanıyor sizin e-postalar. Sen sonunda görmezden gelinen kişi olabilir.

Diğer kişilerin gelen kutularının yükünü hafifletmeye yardımcı olabilir ve e-postalarınıza yanıt vermesi kolay olacak şekilde tasarlanmış daha kısa, konuya hızlı mesajlar göndererek zamanında, yararlı yanıt alma olasılığınızı artırabilirsiniz.

İşte nasıl.

Daha Kısa E-postalar Göndermek İçin 6 İpucu

İster bir satış konuşması yapın, ister bir tanıtım yapın veya bir iş arkadaşınıza mesaj gönderin, aşağıdaki ipuçları daha etkili bir iletişimci olmanıza yardımcı olacaktır.

1. E-postanın doğru ortam olduğundan emin olun.

Hepimiz, tüm günlerinizi alan ve tüm çalışma enerjinizi tüketen düzinelerce ileri geri mesajdan oluşan, görünüşte hiç bitmeyen e-posta zincirini deneyimlemişizdir. E-posta ileti dizileri bu kadar uzadığında, bunun nedeni genellikle konunun çok sayıda nüanslı nodülü ele almayı gerektirmesi veya düzeltilmesi gereken bir karışıklık veya yanlış anlama olmasıdır.

Bir e-posta zinciri uzuyor ve sinir bozucu oluyorsa, telefonu açın. Sorunu çözme ve birkaç dakika içinde her şeyi netleştirme şansınız yüksektir.

Konu acilse telefon da iyi bir seçenektir; Alıcının sürekli olarak gelen kutusunu kontrol etmemesi nedeniyle sinirlenmek veya sinirlenmek istemezsiniz.

Bir e-posta, birden çok yanıt katmanının talep edildiği çok paragraflı bir alana giriyorsa, belki bir toplantı planlamak gerekir, böylece uzun, uzun yazılar yerine gerçek zamanlı olarak sorunlar üzerinde çalışabilirsiniz.

Bir iş arkadaşınızın çevrimiçi olduğunu biliyorsanız ve acil olmayan bir konu hakkında hızlı bir yanıta ihtiyacınız varsa, Slack veya sohbet muhtemelen en iyi seçenektir.

Yalnızca bu diğer seçeneklerin iletişim için doğru yol olmadığından emin olduğunuzda, e-postanızı göndermeye devam etmelisiniz.

2. Zaman ayırın.

E-postaların uzun olmasının nedeni, genellikle onlara fazla gerçek bir düşünce vermememiz ve sonunda başıboş dolaşmamızdır. Belki paradoksal olarak, açık ve kısa bir e-postanın yazılması uzun bir e-postadan daha uzun sürebilir. Ancak, mesajınızın sıkı ve isteğin açık olduğundan emin olmak için ön uçta 10-15 dakika ayırmak (bunun nasıl yapılacağı hakkında daha fazla bilgi aşağıdadır) daha sonra çok zaman kazandıracak ve hızlı ve yararlı bir yanıt alma olasılığı daha yüksektir. .

Bu sürece alışmakta zorluk çekiyorsanız, normalde yaptığınız gibi e-postanızı spontane olarak yazın, ardından konuyu anlamak için gereken kadar az arka plan/bağlam içeren temel bir mesaja indirgemek için zaman ayırın.

3. Etkili, bilgilendirici bir konu satırı oluşturun.

Alıcının ilgi alanlarına/ihtiyaçlarına hitap eden belirli bir konu satırı, mesajınızın tıklanma olasılığını artıracaktır. Birini formüle etmek aynı zamanda e-postayı tam olarak neden gönderdiğiniz konusunda kendinizin çok net olmasını sağlar.

“Hızlı soru yeniden: ____” gibi bir şey mükemmeldir. Daha çok bir yapılacaklar listesi öğesi/hatırlatıcıysa, e-postanın gövdesini bile boş bırakabilirsiniz. (Hızlı gelen kutusu taramalarını çok daha az etkili hale getiren konu satırını boş bırakmaktansa bunu yapmak daha iyidir; insanların gelen kutularını yönetmelerine yardımcı olmak için üzerinize düşeni yapın!)

4. 5-7 cümleye sadık kalın.

Bir e-postanın gövdesi, her birine yalnızca 1-2 cümle vermeniz gereken bu bileşen bölümlerine ayrılabilir:

  • Giriş. Kendinizi (gerekirse) ve/veya e-postanızın genel temasını/konusunu hızlıca tanıtın. Art of Manliness podcast’i için insanlarla konuştuğumda, kim olduğum ve AoM podcast’inin ne hakkında olduğu (bir bağlantıyla) hakkında iki cümleyle başlıyorum.
  • Yazma nedeni. Bir ürün hakkında özel bir soru mu soruyorsunuz? Evet veya hayır cevabıyla bir adım mı atıyorsunuz? İnceleme/yorum için belgeler mi ekliyorsunuz? Yukarıdaki AoM podcast örneğinde, bu kişiyi şovda görmekten keyif alacağımızı ve izleyicilerimizin içgörülerini gerçekten takdir edeceğini söyleme noktasına çabucak geliyorum.
  • Bağlam. Bu, ilgili herhangi bir arka planı veya bağlamı ekleyebileceğiniz yerdir. Podcast’e katılan diğer insanlardan ve aylık olarak ulaştığımız dinleyici sayısından örnekler verdiğim yer burası.
  • Kapat. Burada ihtiyacınız olan tek şey kısa bir özet: “Zaman ayırdığınız ve değerlendirdiğiniz için teşekkür ederiz. Yakında sizden haber almak için sabırsızlanıyorum.”

5-7 cümleden daha uzunsa, çok iyi bir sebep olsa iyi olur (genellikle bir gündem veya bir şeyin özeti, çoğu durumda aslında bir ek olabilir). Uzun olması gerekiyorsa, Giriş cümlelerinde bunu not ettiğinizden emin olun. “Bu e-posta uzun ama hepsi gerekli. Yanıt vermeyi kolaylaştırmak için, en altta numaralı bir eylem öğesi listesi ekledim.” Okuyucunun mesajınızda daha kolay ilerlemesine yardımcı olacak kısa ve öz maddelere ayırmaya çalışın.

5. Gereken soruyu ve/veya yanıtı çok net hale getirin.

En sevmediğim e-postalar, ne tür bir yanıtın gerekli olduğunu düşünmeme neden olan belirsiz soruları olan e-postalardır; en kötüsü şöyle bir şey: “Bir şekilde birlikte çalışmayı çok isteriz. Düşünceler?”

Çok spesifik bir cevap ortaya çıkaran sorular sorun – ideal olarak basit bir evet/hayır. “Bu kampanyaya sponsor olarak ortak olmaya açık olur musunuz?” “Bu sefer bir toplantı için uygun mu?” “Bu RFP’nin ifadesinin, projeyi tamamlama yeteneğimizi doğru ve kendinden emin bir şekilde aktardığını düşünüyor musunuz?”

6. E-posta başına bir soru/talebe bağlı kalın.

Birkaç şey beni bir e-postada birden fazla soru sormaktan ve bunlardan sadece birine yanıt almaktan daha fazla rahatsız ediyor. Gerçekten de, suç benim! İnsanların radar ekranlarına uçan mesajların sayısıyla, hepsini takip etmek zor. Üç seçeneğiniz var:

  1. Aynı kişiye art arda birkaç tane göndermek anlamına gelse bile, e-posta başına bir istek/soru gönderin.
  2. Birden fazla soru gönderin, ancak numaralandırılmış biçimde ve “Lütfen üç soru için de geri bildirim sağlayın” gibi kalın harflerle bir şeyler yazmayı düşünün.
  3. Bunun yerine telefonu açın, bu birkaç soruyu sorun ve anında yanıt alın.

Yalnızca e-postalarınızı değil, tüm iletişimlerinizi daha özlü hale getirme konusunda daha fazla ipucu için, aşağıdakilerin yazarı Joseph McCormack ile podcast’imizi dinleyin. Özet: Daha Az Söyleyerek Daha Büyük Bir Etki Yaratın:

Bu da ilginizi çekebilir  Sosis Peynirli Bisküvi - Lanet olası lezzetli

Etiketler: Yazma



Source link

Teşekkürler Bunu zaten beğendin
Yorum yok